ReserveEase コラム
【個人サロン向け】導入前に知っておきたい予約システムの機能とメリット・デメリット
はじめに
フリーランス、個人サロンでビジネスをする人が増える中、避けて通れないのが予約管理。
お客様とのやり取り、予約状況の確認、リマインダー送信…。 「顧客対応に追われて本来の業務に集中できない…」 「ダブルブッキングしてしまい、お客様にご迷惑をかけてしまった…」
こんな悩みをお持ちのあなたへ。 予約管理の強い味方、 「予約システム」 を導入してみませんか？
この記事では、フリーランスや個人事業主の方に向けて、予約システムの機能から、導入メリット・デメリット、注意点を紹介します。 最適な予約システム選びの参考にしていただければとおもいます。
予約システムとは？基本機能と種類を解説
予約システムとは、インターネットを通じて顧客が直接予約をできるシステムのことです。 予約システムの導入により、顧客からの予約情報がリアルタイムで更新されるようになり、大幅な業務効率化を実現できます。
予約システムの主な機能
予約受付・管理機能
24時間365日、いつでも予約を受け付け可能となります。予約者や管理者が行った変更内容はシステムに随時反映されるため、常に最新の予約状況を確認できます。
また、管理機能では、顧客の来店時間や空き時間を１元管理できるため、ダブルブッキングの防止や予約システム以外からのお問い合わせも管理機能に追加できます。
メール配信機能
メール配信機能は、顧客が予約を完了した時、キャンセルをした時など状況に応じたメールが自動で配信される機能です。
また、その中でも重要となってくるのがリマインドメールです。予約日の前日などに自動配信することで予約忘れ防止に繋げることできます。
顧客管理
顧客管理機能は、顧客の個人情報や来店履歴を管理できる機能です。収集したデータを活かしてサービスの見直しや業務改善に役立てられ、集客やリピート向上に繋げられます。
決済機能
決済機能とは、予約システム上で事前に決済を行える機能です。事前決済を行なっておくことで、無断キャンセルの対策や当日お会計をする必要がない分、スタッフの負担を軽減することができます。
予約システムの種類
無料/有料
機能が限定された無料プランから、多機能な有料プランまであります。基本的には、月額制のサービスが主流です。
業種特化型
美容室、飲食店、医療機関など、特定の業種に特化したタイプもあります。その業界ならではの業務形態やサービス提供内容、慣習などを考慮した各種機能が用意されています。
予約システム導入のメリット
予約システムを導入することで、多くのメリットがあります。
予約管理業務の負担軽減
予約受付、変更なども自動で更新され、空き状況の確認もリアルタイムで行うことができます。
顧客情報も自動で登録され、管理の手間を削減できます。
人為的なミスの削減
手作業で予約受付や管理を行う場合、予約情報の誤記入や予約を重ねてしまうダブルブッキングに注意が必要です。その点、予約システムは一元管理することが可能なため、上記の人為的なミスを防げることができます。
こちらは、顧客満足度にも繋がる可能性があるため、特に重要なポイントです。
売上向上
予約システムの導入により、24時間365日予約受付が可能となり、機会損失を防げます。また、顧客の中には電話での予約が苦手な方や、スマートフォンを使って自信のタイミングで予約したいと考えてる方も一定数いると考えられます。
それらの予約取りこぼしを防ぐことにより、売上向上に繋げられます。
電話以外の流入経路の確保
予約の流入経路を増やせる点も、予約システムのメリットです。
自身や公式サロンのSNSなどにリンクを置いておくことで、新規顧客の獲得やSNS上で行なっている宣伝や広告などがあればそこからの流入を獲得できる可能性があります。
導入デメリットと注意点
多くのメリットがある一方、注意すべき点もあります。
コストの発生
予約システムの導入により、一定のコストは発生します。
コストはサービスによって様々ですが、基本的に、月額制のサービスが多いです。無料で利用できるサービスもありますが、機能追加や予約数、売上による従量課金が発生する場合もあるため、注意が必要です。
自身に必要なサービスを把握した上で導入することが大事です。
システムの複雑さ
サービスによって、操作や機能が複雑な場合があります。スタッフの方など含めて慣れまで操作方法を教えるなど一定の期間を必要とする場合もあります。
また、システムのトラブルや不明点があった際、お問い合わせがすぐにできるなど、サポート体制が整っているかも選ぶ上で重要です。
お客様とコミュニケーションが取りにくい
電話予約と比較して、コミュニケーションは取りにくくなってしまいます。細かいお客様の要望であったり、雰囲気・人物像はどうしても把握しずらい点です。
その点を補うために、予約画面のコメントやお店の雰囲気が伝わる写真を掲載したりすることで、顧客満足度を高められる仕組みを作ることも重要です。
そのため、予約システムのカスタマイズ性やお店の雰囲気を伝えられるような仕様か事前に把握しておくことも重要です。
まとめ
予約システムを導入することで、業務の効率化、ミス削減、売上向上など、多くのメリットを得られます。 一方で、デメリットや注意点も踏まえて、最適なシステム選びが重要です。
本記事を参考に、ぜひ予約システム導入を検討してみてください。
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