ReserveEase コラム

予約システムって本当に必要？費用を上回るメリットを詳しく紹介

2024/09/15に公開

2024/09/15

#予約システム

近年ではオンラインでの予約を導入する事業者が増加しています。予約管理システムは予約対応や管理を自動で行うことができるため、導入することでこれまで電話や予約管理簿に費やしていた時間の削減が期待できます。この記事では「予約管理システムを導入しようか迷っている」という方に向けて、予約管理システムのメリット・デメリットや導入の判断ポイントを詳しく解説します。

予約システムとは

予約システムとは顧客がWebサイトやアプリケーションを通じて、オンラインで予約ができるシステムを指します。導入することで、予約管理にかかる時間を大幅に削減し、効率的なスケジュール調整が可能となります。予約管理だけでなく、リマインダー機能、事前決済、予約変更変更の処理といった機能が組み込まれていることも多く、キャンセル数の減少、顧客満足率の上昇などの効果も見込めます。

予約システムのメリット

予約管理の手間・工数を削減できる

予約システムを導入することで、予約受付や理にかかる手間を大幅に削減できます。従来の電話やメールでの予約受付では、スタッフが都度対応しなければならず、電話応答や返信、スケジュール調整などの手間が生じます。

しかし、オンライン予約システムでは、顧客が自分で空き状況を確認し、予約できる、スタッフが対応せずに予約が完了します。そのため今まで予約管理に充てていた時間を削減し、他の業務に集中することが可能です。

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二重予約が発生しなくなる

二重予約とは1つの予約枠を、店舗側が誤って2つ予約してしまうことを指します。予約管理の手動処理では、予約時のミスで二重予約が発生するリスクがあります。二重予約が発生してしまうと、片方の予約をキャンセルせざるを得なくなり、売上や顧客満足度に大きく影響してしまいます。そのため二重予約はできる限り避けたいミスであり、予約システムでスケジュールを管理することでリスクを大きく減らすことができます。

24時間年中無休で予約ができる

予約システムを利用すれば、顧客は営業時間に縛られることなく、いつでも自分の都合に合わせて予約を取ることができます。例えば営業終了後の深夜であっても、顧客は自分の都合が良い時間に予約が取れるため、わざわざ日中に電話をかけるといった手間がなくなります。そのため予約数・売上の増加が期待できるでしょう。

顧客データの収集・分析が可能

予約システムには、顧客情報を自動的に収集・保存する機能が備わっています。具体的には、来店回数や利用頻度、利用する商品（サービス）などのデータを簡単に分析することができ、今後のマーケティングやサービス改善に役立てることが可能です。また顧客別の情報を登録することもできるため、顧客の利用内容や好みを登録して、リピーター向けのサービス品質の向上にも活用できます。

リマインドメールでキャンセルを回避できる

予約システムには、リマインドメールを自動送信する機能があり、顧客に予約日が近づくと通知を行います。そのため顧客は予約を忘れることが少なくなり、無断キャンセルの発生を回避することができます。リマインドにより顧客満足度を高めるとともに、ビジネス側にとっても空き時間を最小限に抑えるメリットもあります。

予約システムのデメリット

導入費用・月額料金がかかる

予約システムは導入費用・月額料金が発生します。費用によっては大きな負担となるため、導入前に機能や規模と合わせて確認が必要です。仮に高機能なシステムを導入したとしても、活用できていなければコスパが低くなるため、必要な機能と照らし合わせて費用を判断する必要があります。

パソコン・スマホなどの端末を用意する必要がある

予約システムを運用するためには、パソコンやタブレット、スマホなどのデバイスが必要です。新たに機器を購入する必要がある場合、そのコストも考慮しなければなりません。また端末やシステムを使いこなすリテラシーも必要です。導入する際は従業員向けに機器やシステムの使い方をレクチャーする必要も出てくるでしょう。

顧客の年齢層によっては利用されない

デジタル技術に慣れていない高齢者や、インターネットをあまり使用しない層にとっては、予約システムの利用が難しいことがあります。そのため電話予約や対面予約が主流となる場合は、予約システムを導入しても期待していた効果がみられないことも想定されます。顧客層に応じて、複数の予約手段を併用することも検討が必要です。

予約システムの導入を判断するポイント

ターゲット顧客の年齢層

まず考えるべきは、ターゲットとなる顧客が実際にシステムを利用するかどうかです。たとえば、若年層や働き盛りのビジネスマンが主要な顧客であれば、オンラインでの予約需要が高いと考えられます。一方で、高齢者やデジタルツールに慣れていない顧客が多い場合、システム導入後も電話や対面での予約が多くなり、オンラインの予約システムは利用されない可能性も考えられます。顧客の年齢層に応じて、どの予約手段が最も効果的かを見極めることが重要です。

現在発生している予約管理の問題

予約システム導入を検討する上で、現在の予約管理においてどれだけの問題が発生しているかという点は大きなポイントです。例えば、電話やメールでの予約管理に手間がかかっている、二重予約が頻繁に発生しているなどの場合、予約システムで問題を解決できる可能性が大きくあります。逆に、現在のシステムが問題なく機能している場合は、無理に新しいシステムを導入する必要はないかもしれません。現状の課題とシステム導入による効果を比較して判断することが大切です。

予約システムの選び方

導入・月額費用が見合っているか

導入費用と月額料金は導入・運用する上で最も重要です。高機能なシステムには魅力を感じますが、その分、費用がかさみます。自社の規模や顧客に合った機能を備えたシステムを選ぶことが、コストパフォーマンスを最大化するカギです。初期費用の高さに注目しがちですが、月々の維持費用も長期的なコストに影響を与えるため、トータルコストを見据えて検討しましょう。

顧客が使いやすいか

どれだけ優れた機能を持つ予約システムであっても、実際に使用するユーザーにとって使いにくければ意味がありません。顧客が直感的に使えるデザイン・UIとなっているか、デモ版や無料トライアルなどで顧客目線から確認してみましょう。予約システムで上手く操作できないと、せっかく予約ページに到達しても予約をせずに離脱してしまう可能性もあるため、非常に重要なポイントです。

カスタマイズの余地があるか

予約内容やデザインを自社に合わせてカスタマイズできるかどうかも重要です。たとえば、特定のサービス別の予約時間の設定や、追加オプションの表示など、柔軟な対応ができる方がより効率的に運用できます。また、デザインを自社の独自に設定できるものであれば、Webサイトでのブランディングに一貫性を持たせられるでしょう。

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